Fechamento semanal: 20 minutos para conferir ganhos, custos e km

O que anotar durante a semana

O fechamento só leva 20 minutos se as anotações já estiverem feitas. Durante a semana, registre cinco coisas, de preferência na hora:

• km do painel no começo do primeiro turno e no fim do último;
• cada abastecimento: valor pago e litros;
• custos do dia fora o combustível: lavagem, estacionamento, pedágio, lanche que você só come porque está rodando;
• horas logado, mesmo as paradas esperando chamada;
• gastos que aparecem de repente: pneu, multa, troca de óleo.

Uma foto do painel no domingo à noite e outra na segunda de manhã resolvem o km. Os comprovantes de abastecimento podem ficar numa pasta de fotos só para isso.

O roteiro dos 20 minutos

Escolha um dia e um horário fixos, como domingo à noite ou segunda antes de sair. Siga sempre a mesma ordem:

1. Some os repasses da semana (5 minutos). Pegue o total no extrato do aplicativo e confira se bate com o que caiu na sua conta. Diferença sem explicação vira pergunta para o suporte.
2. Calcule os km rodados (2 minutos). km final menos km inicial.
3. Some os custos variáveis (5 minutos). Combustível e custos do dia.
4. Separe a parte dos custos fixos (3 minutos). Seguro, documentação, parcela ou aluguel, manutenção e depreciação, divididos por semana.
5. Compare com a meta (5 minutos). Sobrou o que você precisava levar para casa? Se não, onde estourou?

Um fechamento de exemplo

Imagine a Juliana, motorista hipotética, numa semana de 6 dias:

A conta:

• total de custos: R$ 600 + R$ 80 + R$ 420 = R$ 1.100;
• sobra da semana: R$ 2.000 menos R$ 1.100 = R$ 900;
• custo por km: R$ 1.100 ÷ 1.200 km = cerca de R$ 0,92;
• ganho líquido por hora: R$ 900 ÷ 50 h = R$ 18.

Juliana tinha meta de levar R$ 1.000 para casa na semana. Ficou R$ 100 abaixo. Olhando as anotações, ela vê que rodou muito km sem passageiro na quinta, voltando de uma corrida longa. Na semana seguinte, ela decide recusar corridas longas para regiões de onde costuma voltar vazia. Os guias custo por km rodado, ganho líquido por hora e corrida curta ou longa detalham cada uma dessas contas.

Sinais de alerta que o fechamento mostra

Depois de três ou quatro semanas anotadas, você passa a ter uma referência. Fique atento quando:

• o custo por km sobe sem você ter trocado de carro: pode ser consumo maior por pneu murcho, filtro sujo ou mais tempo parado no trânsito;
• os repasses caem e as horas logadas sobem: você está trabalhando mais para receber menos, e vale rever horários e regiões;
• os custos do dia crescem aos poucos: lanche, café e estacionamento somados viram uma conta que ninguém percebe;
• a sobra fica abaixo da meta duas semanas seguidas: é hora de rever a meta, os custos ou os dois.

Anote ao lado do número da semana uma frase sobre o que aconteceu, como "chuva na terça" ou "carro na oficina na sexta". Isso ajuda a separar a semana ruim por acaso da tendência que precisa de mudança.

Como chegar à parte semanal dos custos fixos

Essa é a linha que mais gente esquece. Custo fixo é o que você paga rodando ou não. Some tudo o que é anual ou mensal e divida por 52 semanas.

Em um exemplo simples: seguro de R$ 3.000 por ano, documentação de R$ 1.000 por ano e manutenção prevista de R$ 2.400 por ano somam R$ 6.400. Dividindo por 52, dá cerca de R$ 123 por semana. Some a parcela ou o aluguel semanal e a reserva de depreciação, e você chega ao número da tabela. Veja manutenção preventiva por km e depreciação do carro de aplicativo.

Mova o dinheiro no mesmo dia

O fechamento só funciona se o dinheiro acompanhar a conta. Depois de calcular, faça as transferências:

• para a conta ou envelope do carro: o combustível da próxima semana e a parte dos custos fixos;
• para a reserva de meses fracos: um valor fixo, mesmo pequeno;
• para você e para a casa: o que sobrou.

Assim, quando o seguro ou o pneu vencer, o dinheiro já está separado. O guia dinheiro do carro e dinheiro da casa explica como montar essa divisão, e meta diária de faturamento mostra como transformar a meta da semana em meta do dia.

Feche o mês e guarde os comprovantes

Na última semana do mês, some os fechamentos. O total de repasses e de custos do mês é o que você usa para ver se o plano está funcionando.

Essas anotações também têm uso fiscal. Quem trabalha como autônomo pessoa física e recebe de pessoa jurídica ou física pode ter obrigações com o carnê-leão, e a Receita Federal prevê o livro-caixa para registrar receitas e despesas da atividade. Quem é MEI declara o faturamento anual. As regras e o que pode ser deduzido estão no site da Receita; se tiver dúvida, procure um contador ou o atendimento do Sebrae. O guia imposto de renda de motorista de app aprofunda o tema. Uma vez por mês, aproveite também para consultar os pontos da CNH.